現在、新型コロナウイルスの影響で、各社在宅勤務を推奨しており、自宅のパソコンで会社の資料をつくらないといけなくなったなどという人も多いと思います。
資料を作るためには、一般的にWordやExcel、PowerPointといったMicrosoftが提供しているOfficeのサービスが普及しています。
しかし、Microsoftのサービスは金額が高いため、日常的にそのサービスを利用する人はいいものの、普段はあまり使わないという人にとっては、少し手が出しにくいのではないでしょうか？
そのような人にとっての解決案として、キングソフトが提供しているWPS Officeなどが有名ですが、実はMicrosoftが無料でWordやExcel、PowerPointを使用できるサービスを提供しているのをご存じでしょうか？
それが、Microsoftが無料で提供しているWeb版「Office Online」というサービスです。
（現在は名前が「Office」となっていますが、わかりやすいように「Office Online」と表記します。）
この「Office Online」は、Microsoft 365, Office 2019といった有料でMicrosoftが提供しているサービスと何が違うのか？をメリット・デメリットの面から説明していきたいと思います。
Office Onlineとは
Microsoft社が提供しているサービスで、Office製品のうちWord、Excel、PowerPoint、OneDriveの4つのサービスをWeb上で操作することのできるサービスです。
サブスクリプション形式のMicrosoft365や買い切り型のOffice 2019とは異なり無料で使用することが出来ます。
以下にOffice Onlineのメリットデメリットを紹介していきたいと思います。
メリット
無料で使える
Office Onlineは無料で使用することが出来ます。
Microsoft 365が年間12,948円/年、Office Home & Business 2019が38,284円であることを考えるとかなりお得なサービスといえると思います。
これは、あまりOfficeを普段使わないという人にとっては大きな利点といえることが出来ると思います。
様々なデバイスからのアクセス、編集が可能
また、様々なデバイスからアクセスし、編集を行うことが可能です。
Office 2019だと、決まった台数にしか入れることが出来ないので、パソコンにしか入れることが出来ず、出先でスマートフォンで編集したいってなった場合や、他のパソコンから編集したいというときに対応できません。
その点、Office OnlineやMicrosoft 365では、同時に様々な端末にインストールできるので、その使いたいときに使いたい端末で使用することが出来ます。
ファイル保存がOne Drive
Office Onlineでは編集したファイルはOne Driveに自動で保存されます。そのため、他の端末からアクセスした際も常に最新のファイルで作業を行うことが出来ます。
自動保存がされる
Office Onlineではファイルは自分で保存するという感覚がありません。編集中常に自動保存されており、データが消えてしまったという心配がありません。
始めのうちは、上書き保存のボタンがないことに違和感を覚えるかもしれませんが、慣れるととても便利な機能です。
僕も昔、上書き保存してなくてデータをなくした経験があるから、この機能はとてもありがたいよね！！
デメリット
一部機能が制限される
基本的にWord, Excel, PowerPointの一部の機能が制限されてしまいます。
以下にExcelを例にOffice Onlineで使用できない機能を紹介します。
| 機能 | Office Onlineでの動作 |
| コントロール | コントロールがあると表示不可 |
| データ接続 | 一部種類のデータ接続が原因で表示不可 |
| データの入力規則 | IMEモードがサポートされていない |
| デジタル署名 | デジタル署名を使用するブックの表示不可 |
| フォント | 一部フォントは別フォントに置き換えられる |
| 関数 | Excelとは異なる種類の関数が作動 |
| 以前のマクロ言語 | マクロ機能が含まれるブックの表示不可 |
| 保存 | 変更が自動保存 |
| セキュリティとプライバシー | IRM設定適応ブックの表示不可 |
| 元に戻すとやり直し | 複数ユーザーによって同時編集時元に戻すとやり直しのコマンド使用不可 |
| ワークシートの保護またはブックの保護 | 保護されているブックは表示不可 |
| XML | XMLが使用されているブックでの表示不可 |
特に表示できるブックの制限が大きいことがわかります。
必要最低限の機能はそろっているので、上記のような機能を使う必要がないという人にはあまり関係ない点かもしれません。
ネット環境がないと使えない
当然のことですが、使用する際にネット環境が必要です。
そのため、ネットがない場所では使用することが出来ません。
Microsoft アカウントが必要
Office Onlineを使用するにはMicrosoftアカウントが必要です。
Microsoftアカウントは持っていて損のないアカウントなので、持っていない人は作ることをお勧めします。
まとめ
今回はOffice Onlineについて紹介しました。
一部機能に制限があったりするものの、無料でMicrosoftのサービスが受けれるので、あまりOfficeサービスを活用しない人や、できるだけコストを抑えたいという人にとってはとてもいいサービスだと思います。
皆さんもぜひ一度使用してみてください
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